Computer en fiscus

Automatisering vormt een steeds belangrijker onderdeel van de kantoor-omgeving én van de privé-omgeving. Op elke werkplek een PC, plus eventueel een laptop voor thuis, is in korte tijd heel gewoon geworden. Met software, randapparatuur, Internet-faciliteiten, onderhoud en systeembeheer erbij tikt dat aardig aan. Gezien de forse bedragen die hiermee gemoeid zijn, en de verschillen tussen de diverse kostenposten, rijst dus al snel de vraag hoe de fiscus hiermee omgaat.

Hoe moet je afschrijven op hardware en software? Hoe werkt de investeringsaftrek? En hoe bewaar je een digitale administratie? Maar ook: mag een werkgever het surfgedrag van zijn werknemers controleren? Wie controleert er op het gebruik van illegale software en wat zijn de sancties? Op al dit soort vragen geeft deze Nieuwsbrief Special een antwoord. De onderwerpen zijn verdeeld in drie categorieën:

• ondernemers en winst;
• werknemers en loonbelasting;
• overige onderwerpen.

Ondernemers en winst

Aftrekbaarheid van de winst
Investeringen in hardware en software zijn aftrekbaar van de winst. De manier waarop u dat doet, hangt af van de hoogte van de investering:

• uitgaven tot EUR 450,- zijn in één keer aftrekbaar van de winst (in het jaar van aanschaf). Ze hoeven niet geactiveerd te worden, maar bij eventuele verkoop moet natuurlijk wel rekening gehouden worden met een boekwinst;
• investeringen van EUR 450,- of meer worden in de regel in 3 jaar afgeschreven (maar korter kan ook), waarbij doorgaans een restwaarde wordt aangehouden van 10% van de aanschafprijs. Bij een afschrijvingsperiode van 3 jaar mag dus jaarlijks 30% van de aankoopsom worden afgetrokken van de winst. Een kortere afschrijvingsperiode dan 3 jaar mag worden toegepast als de apparatuur of de software al eerder wordt vervangen of buiten gebruik wordt gesteld. De bewijslast voor een kortere afschrijvingsperiode dan 3 jaar berust bij de belastingplichtige.

Willekeurig afschrijven
Bent u een startende ondernemer? Dan mag u willekeurig afschrijven op hardware en software. U kunt dus zelf bepalen hoeveel u wilt afschrijven, zodat u in het eerste of tweede jaar een aanzienlijk lagere belastingaanslag krijgt (bij verlies mogelijk zelfs een teruggave). Daar staat tegenover dat in latere jaren weer meer belasting moeten worden betaald, omdat de afschrijving dan immers al is opgesoupeerd.

Willekeurig afschrijven is alleen mogelijk bij een eenmanszaak, een VOF, een maatschap of een CV (dus niet bij een BV) en is in 2004 gebonden aan een maximum van EUR 286.000,-. De hardware of software moet zijn aangeschaft in een jaar waarin recht bestond op startersaftrek of in het aanloopjaar daaraan voorafgaand.

Investeringsaftrek
Bedrijven en IB-ondernemers hebben in principe recht op investeringsaftrek als ze in 2004 tussen EUR 2.000,- en EUR 286.000,- investeren in bedrijfsmiddelen voor de onderneming.

Voor hardware gelden de gewone regels die ook gelden voor andere bedrijfsmiddelen, zoals meubels en machines. Hardware komt dus altijd in aanmerking voor investeringsaftrek (tenzij de hardware operational geleased wordt).

Voor software ligt het iets ingewikkelder, omdat sommige licenties een periodieke betaling vereisen. Dat geldt als huur, waardoor geen investeringsaftrek geclaimd kan worden. Wordt het gebruiksrecht echter in één keer betaald, al of niet met een onderhoudscontract dat periodieke betalingen vereist, dan heeft u gewoon recht op investeringsaftrek. Dit heeft de Hoge Raad in 1994 bepaald.

Resultaatgenieters zijn slechter af
Wie fiscaal als een zogenaamde 'resultaatgenieter' gezien wordt, mag wel afschrijven op software en hardware, maar heeft geen recht op investeringsaftrek.

Een resultaatgenieter is iemand die betaalde activiteiten verricht die fiscaal niet worden erkend als "zelfstandig ondernemen", bijvoorbeeld omdat er onvoldoende opdrachtgevers zijn, of omdat de belastingplichtige geen risico loopt in de markt. Vaak gaat het om mensen in loondienst, die daarnaast nog freelance-achtige activiteiten hebben. Fiscaal zijn zij dus wat slechter af dan 'echte' ondernemers.

De inkomsten van resultaatgenieters gelden niet als winst uit onderneming maar als 'belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden'.

Fiscale bewaarplicht voor computerbestanden
Ondernemers zijn verplicht hun administratie 7 jaar te bewaren voor de fiscus (voor alles wat te maken heeft met onroerende zaken die geleverd zijn met BTW: 9 jaar). Daarbij gaat het niet alleen om inkomende en uitgaande facturen, maar ook om 'vaste gegevens', zoals prijslijsten en afleveradressen.

Volgens de wet moet de administratie zodanig bewaard en ingericht worden dat een controle binnen een redelijke termijn uitvoerbaar is. Alle gegevens moeten in de originele vorm bewaard worden. Bij elektronisch opgeslagen gegevens moeten die gegevens dus weer oproepbaar zijn via het programma waarmee ze werden ingevoerd. Dat is de hoofdregel, maar er kan van worden afgeweken. Hieronder leest u precies hoe het zit.

Conversie - Het converteren (vertalen) van oude gegevens naar nieuwe software is alleen toegestaan als alle gegevens juist worden omgezet en als de nieuwe gegevensdrager gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar blijft. Bovendien moeten de geconverteerde gegevens binnen een redelijke termijn toegankelijk gemaakt kunnen worden. Als aan deze voorwaarden voldaan is, hoeft een ondernemer de originele gegevens dus niet te bewaren en kan hij verouderde computersystemen toch de deur uit doen. Let op: de balans en de winst- en verliesrekening moet u altijd op papier bewaren.

Hardcopy - Het is niet toegestaan om computerbestanden af te drukken en de digitale bestanden weg te gooien. Dat mag alleen als uw administratie zo klein is dat een controle van afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd mogelijk is.

Aanlevering - Omdat de fiscus niet aansprakelijk wil zijn voor verlies of aantasting van uw computerbestanden, zullen belastingmedewerkers zoveel mogelijk hun eigen computers en programma's gebruiken. Welke gegevens u digitaal moet aanleveren, wordt in overleg met u bekeken.

Diskettes - Bestanden kunnen meestal op diskette worden aangeleverd, eventueel in gecomprimeerde vorm. Desgevraagd moet u ook het door u gebruikte compressieprogramma erbij doen.

Afwijkende schijven - Zeer grote bestanden mag u ook op andere opslagmedia dan diskettes aanleveren. De belasting weet raad met CD-ROM's, DVD's, optische schijven, JAZ-schijven, ZIP-schijven, en de meest gangbare tapes (DAT, Exabyte, Reel, etc.). Als u twijfelt of de belasting uit de voeten kan met uw opslagmedia, doet u er goed aan contact op te nemen met de afdeling EDP-audit van uw belastingeenheid.

De belastingdienst werkt weliswaar met PC's, maar beschikt over programmatuur waarmee bestanden van mainframes, mini's en andere niet-PC-omgevingen geconverteerd kunnen worden naar de eigen PC-omgeving.

Elektronische aangifte volgend jaar verplicht
Vanaf 1 januari 2005 zijn ondernemers verplicht om elektronisch aangifte te doen. Ook bij een gebroken boekjaar dat eindigt in 2004 is elektronische aangifte verplicht.

Er zijn drie mogelijkheden om elektronisch aangifte te doen:

• met aangifte-software of uw eigen administratie-software;
• via de website van de fiscus;
• via een fiscaal intermediair, zoals een accountant of administratiekantoor.

Bijzonderheden:

• voor de inkomstenbelasting (IB) en de vennootschapsbelasting (VpB) moeten ondernemingen voor het eerst in februari/maart 2005 elektronisch aangifte doen;
• voor de omzetbelasting (OB) is de eerste verplichte elektronische maandaangifte in februari 2005 (bij kwartaalaangifte in april 2005 en bij jaaraangifte in januari 2006);
• bij intracommunautaire leveringen (leveringen binnen de EG) is de eerste verplichte elektronische kwartaalaangifte in april 2005 (bij jaaraangifte in januari 2006);
• de aangifte voor de loonbelasting (LB) en premies volksverzekeringen (PV) moet vanaf 1 januari 2006 elektronisch worden aangeleverd, in combinatie met de premies werknemersverzekeringen.

Meer informatie hierover vindt u op www.belastingdienst.nl

Kost het schenken van oude computers geld?
Diverse bedrijven schenken hun oude computers aan scholen, jeugdzorginstellingen of asielzoekerscentra. Wat zijn de fiscale consequenties daarvan? Ontstaat er bijvoorbeeld een boekwinst vanwege het verschil in boekwaarde en de economische waarde?

In 1999 heeft de staatssecretaris laten weten dat dit soort giften aftrekbaar zijn voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting, wanneer de gulle gever een verklaring kan overleggen van de stichting die de verspreiding van de PC's coördineert. Ook hoeft er geen winst te worden genomen over het verschil in waarde in het economisch verkeer en de (lagere) boekwaarde van de geschonken PC's.

In het nieuwe belastingstelsel geldt deze regeling formeel niet meer, maar naar verwachting komt er binnenkort wel een soortgelijke regeling. Een goede aanleiding daarvoor is de actie van "Close the Gap", een stichting die duizenden computers voor Afrika wil inzamelen via het bedrijfsleven. In Nederland hebben de KLM, SDU uitgevers en Randstad al deelname toegezegd.

Werknemers en loonbelasting

Vrijstellingen voor PC en telewerken
Alles wat een werknemer van zijn werkgever krijgt, geldt in principe als loon en is dus belast. Het kan bijvoorbeeld gaan om salaris, of een auto van de zaak, of een vergoeding voor kinderopvang. Dit geldt echter niet voor zaken die expliciet zijn vrijgesteld voor de loonbelasting. Een van die dingen is een PC met de bijbehorende apparatuur, of onkostenvergoedingen daarvoor.

De vrijstelling bedraagt op dit moment maximaal EUR 1.415,- (incl. BTW) per 3 jaar. Voorwaarde is wel dat de computer en de bijbehorende randapparatuur 'mede' zakelijk gebruikt worden. De PC mag dus wel privé worden gebruikt, zolang dat maar niet de enige toepassing is.

De vrijstelling bedraagt maximaal EUR 2.269,- wanneer de werknemer vóór 1 januari 2004 een betalingsverplichting is aangegaan voor de computer en randapparatuur of deze dan al in gebruik heeft genomen. Dit is een overgangsregeling die ingesteld is om te voorkomen dat er naheffingen opgelegd zouden moeten worden vanwege de teruggang van EUR 2.269,- naar EUR 1.415,-.

Ook faciliteiten of vergoedingen voor het geschikt maken van een werkruimte voor telewerken zijn vrijgesteld, tot een bedrag van maximaal EUR 1.815 (incl. BTW) per 5 jaar. Voorwaarde is wel dat de werkkamer minstens 1 dag per week voor telewerken gebruikt wordt. Bovendien moet de werkgever schriftelijk vastleggen dat de werknemer (gedeeltelijk) telewerkt.

Vergoeding Internet-faciliteiten door de werkgever
Werkgevers mogen Internet-faciliteiten vergoeden of ter beschikking stellen aan hun werknemers. Daarvoor bestaan de volgende regels:

• een ISDN-aansluiting geldt niet zonder meer als een 'tweede' telefoon. Het zakelijke deel van de aankoop-, aanleg-, abonnements- en gesprekskosten van een ISDN-lijn mag belastingvrij worden vergoed. De aankoop- en aanlegkosten zouden eventueel belastingvrij vergoed kunnen worden bij de toepassing van de faciliteit voor telewerken;
  

• Internet via de kabel behelst uitsluitend abonnementskosten en geldt dus niet als een telefoonabonnement of een tweede telefoon (omdat er geen gesprekskosten zijn). Wanneer deze Internet-aansluiting noodzakelijk is voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking, mogen de aan het gebruik verbonden kosten onbelast worden vergoed (100% vergoeding bij zakelijk gebruik van 90% of meer, 50% vergoeding bij zakelijk gebruik tussen 10% en 90%);
  

• een ADSL-aansluiting mag belastingvrij worden vergoed wanneer aannemelijk valt te maken dat het abonnement wordt gebruikt voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (de percentages zijn hetzelfde als bij Internet via de kabel). De kosten van de provider kunnen onbelast worden vergoed bij zakelijk gebruik van 10% of meer;
  

• randapparatuur is apparatuur die aan een PC wordt gekoppeld om informatie uit te wisselen, zoals een modem, een printer, een fax of een docking station. Een organizer (PDA) valt daar niet onder, omdat die zelfstandig gebruikt kan worden. Als het echter een dermate geavanceerd type is dat er eigenlijk sprake is van een computer (een zogenaamde handheld PC), dan is een beroep op de PC-privé-regeling mogelijk.

Loon of privileges inruilen voor een PC
Werknemers mogen een deel van hun loon inruilen voor een computer in het kader van een PC-privé-regeling van het bedrijf. Over het ingeruilde loon hoeven bij dit 'cafetaria-systeem' (zelf uitkiezen wat je wilt) geen sociale premies te worden afgedragen.

Het is ook mogelijk om in plaats van loon adv-dagen of vakantiedagen in te ruilen. Voorwaarde is wel dat de werknemer de PC ook zakelijk zal gebruiken.

Modellen voor PC-privé-regelingen
Een onderneming mag personeel onder voorwaarden een PC (of een vergoeding daarvoor) geven, zonder dat dit leidt tot heffing van loonbelasting en premieheffing voor de volks- en werknemersverzekeringen. Het ministerie van Financiën heeft drie modelregelingen opgesteld, die werkgevers kunnen opnemen in de arbeidsovereenkomsten met werknemers.

Er is keus uit de volgende regelingen:

• ruil van een eindejaarsuitkering of een deel van het bruto maandloon voor een PC-vergoeding;
• ruil van een winstuitkering of bonus/incentive tegen een PC voor het in eigendom geven van een PC;
• ruil van adv-dagen of een deel van het bruto maandloon voor het in eigendom geven van een PC.

De werkgever kan ook een combinatie van een of meer elementen uit deze modellen opnemen in zijn eigen PC-privé-regeling.

De model-regelingen zijn te vinden op www.minfin.nl (geef daar een zoek-opdracht naar 'PC-regelingen').

PC's met korting
Bedrijven die handelen in PC's, kunnen gebruik maken van de regeling dat werkgevers aan hun werknemers een onbelaste korting mogen geven op producten van het eigen bedrijf.

Zo'n korting is toegestaan als deze hooguit 20% van de waarde in het economisch verkeer bedraagt en per jaar niet hoger is dan in totaal EUR 450,-. Wanneer een werknemer de jaarruimte van EUR 450,- niet volledig benut, mag hij het resterende bedrag ook gebruiken in de twee jaar daarna. Dat betekent dat hij in het derde jaar eventueel een korting kan krijgen van EUR 1.350,-.

PC-privé terugbetalen
Werknemers veranderen soms van baan, terwijl de termijnen nog lopen voor het in eigendom krijgen van een PC-privé. Door de resterende termijnen in één klap af te lossen bij de werkgever, wordt de PC dan alsnog het eigendom van de werknemer.

Het is niet toegestaan om dit bedrag als negatief loon in aftrek te brengen bij de aangifte inkomstenbelasting, aangezien het in feite om het aflossen van een schuld gaat.

Overige onderwerpen

Elektronische aangifte voor particulieren
Particulieren kunnen al sinds 1996 elektronisch aangifte doen bij de fiscus, maar dat is niet verplicht. Zo'n verplichting zal er volgens de fiscus voorlopig ook niet komen, omdat het invullen van formulieren in veel gevallen toch eenvoudiger en sneller is.

Inmiddels maakt al 80% (!) van de particuliere belastingbetalers gebruik van de mogelijkheid om belastinggegevens per diskette of online aan te leveren. Ook veel ouderen blijken -- al of niet met hulp van familieleden -- elektronisch aangifte te doen. Nederland is op dit punt koploper in Europa.

Pas op met illegale software
Bedrijven moeten van alle software die zij in gebruik hebben een licentie kunnen overleggen. Op het gebruik van illegale software staan boetes en gevangenisstraf. Let op: ook als de illegale software zonder medeweten van het bedrijf is geïnstalleerd, is het bedrijf aansprakelijk!

Grote software-leveranciers, waaronder Microsoft, Adobe en Symantec, hebben in 1988 de Business Software Alliance (BSA) opgericht, om de verspreiding van illegale software aan te pakken. De BSA is wereldwijd actief, ook in Nederland. Deze organisatie geeft niet alleen voorlichting over illegale software, maar houdt zich ook bezig met opsporing. Volgens de BSA behoort Nederland tot de top-10 als het gaat om illegaal software-gebruik. Ongeveer 36% van de zakelijke software zou illegaal zijn, met een verkoopwaarde van 260 miljoen euro.

De BSA controleert extra intensief in sectoren waar veel illegale software in gebruik is. Dit jaar is de campagne gericht op de architecten-branche, het jaar daarvoor was de communicatie- en grafische branche het mikpunt. De bedoeling van de campagnes is dat bedrijven uit eigen beweging hun licenties regelen, waarbij de BSA kan adviseren.

Bij ernstige vermoedens van illegaal software-gebruik kan de BSA met assistentie van de politie of een deurwaarder een inval doen. Wordt er inderdaad illegale software aangetroffen, dan kan beslaglegging volgen of een eis tot schadevergoeding. Strafrechtelijke vervolging is ook een optie. Meestal schikt de BSA de kwestie echter, voordat het tot een rechtszaak komt. Bedrijven moeten dan met terugwerkende kracht hun licentie kopen.

In 2000 heeft de BSA een kliklijn geopend, waarop mensen illegaal gebruik van software door bedrijven kunnen melden. Zonodig anoniem. Dat kan ook via www.bsa.org, waar tevens informatie beschikbaar is voor bedrijven die hun software-gebruik op orde willen brengen.

Maak een reglement voor het PC-gebruik
Sommige werknemers gebruiken hun computer voor zaken die niets met het werk te maken hebben, variërend van het online boeken van reizen en privé-mail afhandelen tot chatten en porno downloaden. Dat kan bijvoorbeeld leiden tot verwaarlozing van het werk, ergernissen bij collega's en storingen door spam of virussen.

Omdat dit soort oneigenlijk gebruik van de computer nauwelijks te voorkomen valt met technische middelen, doen bedrijven er goed aan een reglement op te stellen waarin beschreven wordt welke activiteiten verboden zijn (en dat af en toe te controleren). In zo'n reglement kan ook worden opgenomen welke sancties er gelden voor werknemers die de regels overtreden.

Weigering beroepskostenaftrek is discriminerend
Sinds de invoering van de Wet inkomstenbelasting 2001, zijn beroepskosten -- zoals de aanschaf van een computer -- niet meer aftrekbaar. Wel mag de werkgever een belastingvrije vergoeding voor beroepskosten geven aan de werknemer. Hierin zit een tegenstrijdigheid, want dat de ene werkgever dat soort kosten wél vergoedt en de andere niet, daar kan de werknemer niets aan doen.

Het Hof Amsterdam heeft na een klacht van een belastingplichtige bepaald dat dit onderscheid in fiscale behandeling inderdaad discriminerend is en dat er geen goede rechtvaardiging voor bestaat.

Het Hof ging echter niet zo ver dat het de aftrek van beroepskosten alsnog accepteerde. Dat vond het Hof geen taak voor de rechter, maar voor de wetgever. De belastingplichtige heeft de zaak nu voorgelegd aan de Hoge Raad. De staatssecretaris is echter vooralsnog niet van plan de wet te wijzigen.

Ons advies: maak in afwachting van de uitspraak van de Hoge Raad bezwaar tegen het afwijzen van de aftrek van beroepskosten door de inspecteur.

Vraag en antwoord

Met de stormachtige ontwikkeling van het medium Internet doen zich tal van nieuwe vragen voor. Wat mag wel en wat mag niet? Hieronder behandelen we de drie meest voorkomende vragen.

Mogen werkgevers de e-mails van werknemers controleren?
In onze Grondwet is het zogenaamde briefgeheim vastgelegd, dat er kortweg op neer komt dat niemand het recht heeft een brief te lezen -- laat staan daar iets mee te doen -- die niet voor hem of haar bestemd is. Over de vraag of dat briefgeheim ook betrekking heeft op e-mail, zijn de geleerden het helaas niet eens. Om aan alle onduidelijkheid een eind te maken, heeft de regering een nieuw Grondwets-artikel ontworpen, waarin het briefgeheim wordt uitgebreid tot e-mail.

Aangezien dat nieuwe e-mail artikel nog niet is opgenomen in de Grondwet, is het op dit moment nog steeds niet duidelijk of e-mail nu wel of niet onder het briefgeheim valt. Het is dus niet expliciet verboden om e-mails te lezen die niet bestemd zijn voor derden. Volgens de meeste juristen is zelfs de status van standaardzinnetjes als "Deze e-mail is alleen bestemd voor de geadresseerde" twijfelachtig. Rechters zullen daar nauwelijks van onder de indruk zijn.

Juridisch gezien kunnen werkgevers dus min of meer straffeloos de e-mails van hun werknemers controleren. Of dat ook moreel verantwoord is, is een andere zaak.

Mogen werkgevers het surfgedrag van werknemers controleren?
Voor het controleren van iemands surfgedrag geldt eigenlijk hetzelfde als voor het controleren van zijn of haar e-mails: juridisch valt er weinig tegen in te brengen. Het vormt een inbreuk op iemands privacy maar een rechter zal er niet zwaar aan tillen.

Wat mag je wel en niet van Internet kopiëren?
Stel, u heeft een rapport geschreven en u wilt dat verluchtigen met plaatjes die u op het Internet gevonden heeft. Mag dat nu wel of niet? En mag je teksten van anderen zomaar op je eigen website zetten? Hieronder leest u de basisregels:

• teksten, afbeeldingen en muziek mogen gekopieerd worden voor eigen gebruik. Daarom is het online raadplegen van dit soort informatie (die gekopieerd wordt van een server naar een PC) gewoon toegestaan;
• teksten, afbeeldingen en muziek die niet door uzelf geproduceerd zijn, mogen niet beschikbaar gesteld worden aan derden. U mag ze dus niet publiceren (op papier of op uw website). Bij publicatie mag hoogstens geciteerd worden, bijvoorbeeld 1 of 2 alinea's uit een volledige tekst.
• voor software gelden aparte regels. Het downloaden van software (met uitzondering van freeware, shareware, gratis demo's, etc.) is strafbaar. Het kopiëren van software en daarna weggeven of aanbieden aan anderen is eveneens strafbaar.

Waarschuwing: de kans dat rechthebbende personen een (civiele) rechtszaak beginnen, is groter dan dat justitie een (strafrechtelijke) vervolging start. Denk aan uitgevers, of grote bedrijven in de muziekindustrie. Als u dat overkomt, zit u onmiddellijk in de problemen. U heeft dan immers juridisch advies nodig, wat altijd geld kost.